Plaga pełzających w czasie projektów często jest zmorą kierowników. Przesuwamy terminy poszczególnych etapów i ciągniemy za sobą niedokończone ogony, harmonogram zaś zmienia się częściej niż aktorzy w “M jak miłość”. Jak więc temu zaradzić?
- Identyfikuj dziurę w wiadrze
Jeśli widzisz, że Twoje projekty się opóźniają, sprawdź, notuj, obserwuj, gdzie takie opóźnienia powstają. Być może, wynikają one z tego, że systematycznie ważne dokumenty zalegają na czymś biurku. A może na spotkaniach decyzje zapadają szybko, ale nie ma zasobów do ich realizacji? Albo mimo spotkań nie ma decyzji, jest tylko przeciąganie problemu i przedłużająca się analiza. Lub – co najgorsze – osoby decyzyjne zmieniają zdanie i kierunki działania. W efekcie z wiadra zapasu czasu dni niepostrzeżenie ulatują.
- Zdefiniuj początek projektu
Często błędy popełniamy na samym początku – trwa jeszcze analiza, tymczasem my powołujemy już projekt i wyznaczamy budżet/zakres/czas. I płynnie przechodzimy w pracę projektową. To błąd! Projekt powinien mieć początek i koniec. Zrób spotkanie, jasno wyłóż, że zaczynacie. Odpal zegar liczący dni do końca końca projektu (to świetny motywator dla zespołu!). Zrób z początku projektu święto.

- Odkryj słonia w pokoju
W projekcie jest jakaś sytuacja, proces, o którym zawsze wszyscy wiemy, że się wydarzają i są czasochłonne, natomiast nie bierzemy ich pod uwagę w terminach projektowych. To tak zwany słoń w pokoju. To taki nienazwany intruz, przeszkadzający w postępach prac, owiany zasłoną milczenia. Słoniem może być kolega zawalający terminy, koleżanka zmieniająca zdanie. Słoniem w pokoju może być też… Twój strach przez kolejnym krokiem. Zwłaszcza w projektach, w których jesteś “nowy”, możesz zaobserwować, że postępy zależą od Twojego zaangażowania (lub jego braku).
- Szacuj z zapaś(nikiem)
Warto sprawdzić, jakim typem jesteśmy, jeśli chodzi o szacowanie. Typem pesymistycznym czy optymistycznym. Jeśli wiesz, że masz tendencję do niedoszacowania terminów, dodaj do każdego terminu wykonania zadań 50% zakresu tolerancji. Jeśli raczej jesteś pesymistą – 20%. Możesz też poeksperymentować z innymi wartościami procentowymi, aby w efekcie zbliżyć się do realnego szacowania.