Dlaczego projekt się opóźnia? Cztery częste przykłady

Plaga pełzających w czasie projektów często jest zmorą kierowników. Przesuwamy terminy poszczególnych etapów i ciągniemy za sobą niedokończone ogony, harmonogram zaś zmienia się częściej niż aktorzy w “M jak miłość”. Jak więc temu zaradzić? 

  1. Identyfikuj dziurę w wiadrze 

Jeśli widzisz, że Twoje projekty się opóźniają, sprawdź, notuj, obserwuj, gdzie takie opóźnienia powstają. Być może, wynikają one z tego, że systematycznie ważne dokumenty zalegają na czymś biurku. A może na spotkaniach decyzje zapadają szybko, ale nie ma zasobów do ich realizacji? Albo mimo spotkań nie ma decyzji, jest tylko przeciąganie problemu i przedłużająca się analiza. Lub – co najgorsze – osoby decyzyjne zmieniają zdanie i kierunki działania. W efekcie z wiadra zapasu czasu dni niepostrzeżenie ulatują. 

  1. Zdefiniuj początek projektu 

Często błędy popełniamy na samym początku – trwa jeszcze analiza, tymczasem my powołujemy już projekt i wyznaczamy budżet/zakres/czas. I płynnie przechodzimy w pracę projektową. To błąd! Projekt powinien mieć początek i koniec. Zrób spotkanie, jasno wyłóż, że zaczynacie. Odpal zegar liczący dni do końca końca projektu (to świetny motywator dla zespołu!). Zrób z początku projektu święto. 

To na pewno nie pomoże! Co może opóźnić projekt

  1. Odkryj słonia w pokoju 

W projekcie jest jakaś sytuacja, proces, o którym zawsze wszyscy wiemy, że się wydarzają i są czasochłonne, natomiast nie bierzemy ich pod uwagę w terminach projektowych. To tak zwany słoń w pokoju. To taki nienazwany intruz, przeszkadzający w postępach prac, owiany zasłoną milczenia. Słoniem może być kolega zawalający terminy, koleżanka zmieniająca zdanie. Słoniem w pokoju może być też… Twój strach przez kolejnym krokiem. Zwłaszcza w projektach, w których jesteś “nowy”, możesz zaobserwować, że postępy zależą od Twojego zaangażowania (lub jego braku). 

  1. Szacuj z zapaś(nikiem) 

Warto sprawdzić, jakim typem jesteśmy, jeśli chodzi o szacowanie. Typem pesymistycznym czy optymistycznym. Jeśli wiesz, że masz tendencję do niedoszacowania terminów, dodaj do każdego terminu wykonania zadań 50% zakresu tolerancji. Jeśli raczej jesteś pesymistą – 20%. Możesz też poeksperymentować z innymi wartościami procentowymi, aby w efekcie zbliżyć się do realnego szacowania.  

Podziel się tym wpisem!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.