Jak planować tydzień?

Tydzień to jedna z najważniejszych jednostek do zaplanowania. Dla wielu to podstawowy sposób organizacji kalendarza, dla innych – wstęp do zarządzania planem dnia. Bez względu na to, co preferujemy, jeśli do tej pory nie planowaliśmy tygodnia – wprowadzenie tego nawyku da nam poczucie lepszej organizacji.

Analogowo czy wirtualnie 

Od czego zacząć? Do planowania będą nam potrzebne w wersji minimum: kalendarz, długopis i notes. Albo przeznaczone do planowania aplikacje. Jeśli do tej pory nie macie takiej aplikacji, to polecam na początek: Todoist. Można ją włączyć przez przeglądarkę i w telefonie (to samo konto), co znacznie ułatwia późniejszą organizację. Z moich doświadczeń wersja darmowa w zupełności wystarcza do osobistej organizacji.  

Dla planujących analogowo na początek zachęcam do następującego działania – to, co ma datę, wpisujcie do kalendarza, to co nie ma daty, wpisujcie na listę zadań. Możecie też wykorzystać do tego planner. Ja zrobiłam swój własny w notesie w kropki. Jeśli również taki sposób was interesuje – polecam poszukać informacji o bullet journal, wiele na ten temat znajdziecie w blogu Pani Swojego Czasu. W notesie zapisuję na stronach z kalendarzem planowane rzeczy i obok w zadaniach to, co muszę zrobić. Natomiast Todoist służy mi za notes zadań, pomysłów, otwartych pętel do planowania do planowania.  

Zacznij od porządków 

Jeśli chcecie rozpocząć systematycznie planować, warto zacząć od porządków. Bardzo dokładnie proces takiego porządkowania opisuje David Allen w książce Getting things done. Dla osób, które chcą mieć zarówno metodę, jak i checklisty, polecam Hackbook Natalii Dołżyckiej, prowadzącej stronę Lifegeek.  

Uprzedzam, że pierwsze planowanie może zająć trochę czasu, bo wiąże się z pozbieraniem wszystkich kartek, karteluszek, zakładek, dokumentów, listów itd. Dodatkowo, jeśli nie macie rozplanowanych miesięcy, może być wam trudno ogarnąć wszystkie wiadomości na raz. Jeśli to wasza pierwsza lista, polecam nie wpisywać jej jeszcze do właściwego notesu, bo na pewno, kiedy przejrzycie wszystkie źródła zadań, będzie tego za dużo. Ale to nic, na razie naszym priorytetem jest znalezienie zadań do wykonania.  

Przydatne też okaże się posiadanie ustronnego miejsca i co najmniej godziny-dwóch skupienia. Im częściej będziemy robić planowanie tygodniowe, tym łatwiej będzie się nam na tym skupić. No więc długopisy albo aplikacje w dłoń i zaczynamy! 

Od teraz będziemy porządkować swoją przestrzeń (realną i wirtualną), spisując w jedno miejsce to, co mamy do wykonania.  

Tak wygląda moja przykładowa strona z notesu. Kalendarz po lewej, zadania do wykonania po prawej

Jeśli nie planujesz w rytmie roku i miesiąca 

Wiele zadań możemy zidentyfikować na podstawie tego, w jakiej porze roku jesteśmy lub w jakim miesiącu. Jeśli więc nie planujecie swoich lat i miesięcy regularnie, musicie spojrzeć na planowanie z szerszej perspektywy. Dla uproszczenia pomijam zaplanowanie realizacji swoich celów, bo to temat na osobne artykuły. Polecam w kontekście planowania długoterminowego podcast Stacja Zmiana Katarzyny Michałowskiej.  

Więc załóżmy, że zaczynamy planować od czystej kartki. Zadajmy sobie następujące pytania: 

  1. W jakim momencie roku jestem? Co zazwyczaj robię o tej porze? Może np. muszę schować zimowe rzeczy, bo robi się ciepło. Albo zbliżają się święta i trzeba rozplanować prezenty, albo za kilka miesięcy będzie urlop. Albo trzeba się rozliczyć z podatków, zaszczepić, zrobić badania w pracy, przetwory w słoiki, remont, generalne porządki, przesadzanie kwiatów, ubezpieczenie, przegląd samochodu, wymiana opon. Warto taką listę rytmu roku sporządzać sobie na bieżąco i dokładać kolejne zapisy w miarę, jak będziemy planować.  
  1. Czy w danym miesiącu są ważne daty? I mam tu na myśli: imieniny, urodziny, święta typowe i nietypowe (jeśli to was interesuje, bo np. budujecie swoją markę w mediach społecznościowych), rocznice, szczególne dni, które osobiście są dla was ważne, dni wolne. Czyli wszystko to, co powtarza się co roku. Warto taką listę dat sobie ułożyć i po prostu przepisywać ją co roku. Możecie też do tego celu przejrzeć urodziny znajomych na Facebooku bądź wpisy z poprzednich lat. Możecie przejrzeć stare kalendarze i wiadomości sms. Słowem, tam gdzie macie jakiekolwiek daty warte zapamiętania i celebracji. 
  1. Czy mam już zaplanowane wydarzenia? Jeśli gdzieś spisujecie różnego rodzaju wydarzenia, warto, abyście mieli je w jednym miejscu wszystkie. Do wydarzeń zaliczam: wyjścia do kina, teatru, premiery filmowe albo na Netflixie 😉, randki, kawy z przyjaciółmi, planszówki z kolegami, obiady rodzinne. Ale też wizyty u lekarzy, kosmetyczki, fryzjera, ortodonty, stomatologa, badania itd.., transmisje online na Facebooku albo Clubhouse. 
  1. Czy mam regularne zajęcia? Tutaj warto spisać wszystkie zajęcia związane z hobby, z wyjazdami, zajęcia związane z religią, np. Msze czy nabożeństwa. Słowem, regularne, powtarzające się zadania, na ogół mające swoje ustalone daty. Tu też – jeśli pracujecie zmianowo, wpiszcie swoje zmiany bądź dni, w których jesteście w pracy. 
  1. Czy są jakieś zadania wynikające z nieregularnych obowiązków domowych? Są takie zadania w domu, które wykonuje się od wielkiego dzwonu. Na przykład obracanie materaca na łóżku co pół roku albo wycieranie żyrandoli, mycie okien itd. Może jakieś prace remontowe? Rozejrzyjcie się wokół siebie, być może jest coś, co już dawno powinniście wykonać. Zajrzyjcie też do szaf, być może trzeba zacerować rajstopy, przejrzeć ubrania, na nowo posegregować skarpetki, bo kilka z nich magicznie zaginęło w akcji… Porządki powinny też dotyczyć komputera i telefonów: nieużywane aplikacje, foldery pobrane, zgranie zdjęć i plików z telefonu, usunięcie niepotrzebnych książek z czytników, itd. 

Jeśli macie rodzinę i to wy zajmujecie się planowaniem zadań w rodzinie – pomyślcie o każdym z tych pytań w kontekście swoich bliskich. Powyższe pytania na ogół wynikają z naturalnego biegu czasu i dbania o jakość przestrzeni wokół nas. Możecie je wypisać z głowy, z obserwacji bądź z kalendarzy. Jeśli planujecie w miarę regularnie, powyższe pytania są jedynie podpowiedzią i możecie przejść do pytań tygodniowych. Tak, to jeszcze nie koniec, choć pewnie  lista już się wypełnia.  

Bądź jak Szerlock 

Jeśli planujemy tygodniowo, to na początek wypiszmy z głowy wszystko to, co mamy do zrobienia i na pewno o tym wiemy. Jeśli coś ma datę, to od razu wpisujemy jako zadanie do odpowiedniej rubryki w kalendarzu. Zadania bez dat, wpisujemy osobno w listę zadań. Jeśli stosujemy Todoist możemy wszystko wpisać w jedno źródło (z datą lub bez). Natalia Dołżycka nazywa taki proces wypisywania z głowy braindump, taka myślodsiewnia. Dzięki temu procesowi możemy zwolnić z głowy to, co aktualnie obciąża nam procesor. Kiedy już mamy poczucie, że absolutnie nic nowego nie napiszemy, to przejdźmy do następujących kroków.  

Bardzo ważne! Jeśli jakieś zadanie zabierze ci mniej niż 2 minuty – zrób to od razu! Na przykład zapłać rachunek przelewem internetowym. Dlaczego? Nie mnożysz w ten sposób mikrozadań. Bardzo, bardzo ważne – to, co jest ci niepotrzebne – usuwaj od razu bądź archiwizuj. Dzięki temu pozbędziesz się niepotrzebnych plików albo emaili. 

  1. Popatrz na miejsce, gdzie najczęściej przebywasz, pozbieraj wszystkie kartki, karteluszki, zapiski z kalendarzy, dokumenty z biurka i spisz z nich zadania do wykonania.  
  1. Przejrzyj swoje emaile i te, które wymagają reakcji dłuższej niż 2 minuty, specjalnie oznacz i dopisz do zadań.  
  1. Przejrzyj Messengera, Signal, DM na Twitterze, Teams i inne kanały, którymi przychodzą do Ciebie wiadomości. Te, które wymagają reakcji dłuższej niż 2 minuty, oznacz i dopisz do zadań.  
  1. Przejrzyj zawartość zakładek i folderu pobrane w komputerze – jeśli znajdziesz tam coś, co wymaga Twojej reakcji, np. zapisany artykuł, dopisz do zadań. Niepotrzebne wyrzuć albo zarchiwizuj. 
  1. Przejrzyj Feedly, Pocket i inne zbieracze treści, w tym lekturę tradycyjnych gazet i niedokończone książki – to, co wartościowe zaplanuj do czytania, to co niekoniecznie zarchiwizuj, usuń bądź odłóż na półkę bez wyrzutów sumienia.  
  1. Wypisz spotkania i wydarzenia z Facebooka – acha! Konia z rzędem temu, kto zapisuje do kalendarza wydarzenia z FB. Potem okazuje się, że na wieeeele wydarzeń się dołączamy i z niewielu korzystamy. Może dzięki temu nie umknie nam coś, co chcielibyśmy zobaczyć? 
  1. Spisz wszystkie rzeczy z planowania miesiąca i roku, które chcesz zrobić w tym tygodniu – to opcja dla tych, co regularnie takie planowanie robią.  
  1. Zaplanuj realizację celów i projektów – co w tym tygodniu chcesz zrobić, żeby osiągnąć założony cel (np. schudnąć) albo przybliżyć projekt do domknięcia? 
  1. Rozejrzyj się  i zaplanuj porządki – w domu, w głowie, w komputerze, komórce, działce, ogródku – tam, gdzie jesteś i gdzie takie porządki się przydadzą. Postaraj się w miarę szczegółowo wypisać zadania, aby wiedzieć, na czym się w porządkach koncentrować. 
  1. Zaplanuj posiłki i listę zakupów – dlaczego? Bo tak łatwiej z czasem będzie ci gospodarować budżetem na jedzenie i optymalizacją gotowania. Możesz, planując z głową, spędzać kilka godzin robiąc wiele posiłków na raz. To działa! 
  1. Zaplanuj kontakty – i mam tu na myśli odezwanie się do osób, na przykład do których obiecaliśmy, że się odezwiemy. Albo do tych, które przeżywają coś ważnego, albo do starych znajomych, rodziny, dawno nie widzianych przyjaciół. Czas leci i ani się nie obejrzymy, a minie miesiąc od rozmowy z mamą… 
  1. Zaplanuj nawyki – to też czas, który warto wpisać sobie w kalendarz, zwłaszcza jeśli wymagają one poświęcenia naszego czasu.  

Neverending story 

Teraz zapewne nasza lista ma kilka stron. I nie wiadomo od czego zacząć. Zwłaszcza jeśli dopiero jesteśmy na początku przygody z planowaniem, może nas przerazić suma działań. Z pomocą przyjdzie nam system ustalania priorytetów, na początek polecam lejek skupienia Rory’ego Vadena. Dzięki niemu lista zmniejszy się do niezbędnego minimum. To co uznamy za warte zwlekania, zróbmy w przyszłym tygodniu albo w wolnej chwili. I na koniec garść wskazówek, które u mnie działają:  

  • żeby planowanie nie było długie, staram się w trakcie tygodnia notować w aplikacji zadania, a potem je systematyzuję;  
  • osobno planuję życie prywatne i zawodowe – nie chcę mieszać tych dwóch sfer oraz dzięki temu jest mi łatwiej po pracy przełączyć się na tryb domowy; 
  • z czasem jest szybciej! Im bardziej regularnie planujemy, tym listy są krótsze, a więcej zadań robię, zanim stają się naprawdę pilne albo przeterminowane; 
  • jeśli wkręcimy się w planowanie, to warto przygotować sobie (albo poszukać w internecie 😊) listy, np. listy porządków, osób, ważnych dat, rytmu roku – to zdecydowanie usprawnia działanie; 
  • nie robię sobie wyrzutów, jeśli czegoś nie zrobię; po prostu nie da rady być zawsze na 100%. 

Czy opłaca się systematycznie planować? 

Przede wszystkim spokojną, skoncentrowaną na najważniejszych rzeczach głowę. Dzięki temu możemy zarządzać naszą energią i robić to, co przybliża nas do naszych wartości i celów. Jeśli cenisz sobie święty spokój będziesz działał przede wszystkim w obszarze zadań zapewniających komfort i bezpieczeństwo. Jeśli cenisz rozwój – zadania będące wyzwaniem, jeśli opiekujesz się dziećmi – zadania na nich skoncentrowane. Czasem zyskiem jest też zobaczenie, że zadań jest za dużo. Możemy wtedy poprosić o wskazanie priorytetów przez szefa albo rozdzielić obowiązki w rodzinie.  

Dajcie znać, jak wam idzie z planowaniem i co się u was sprawdza! 

Podziel się tym wpisem!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.