W 2020 roku podczas konferencji Global Leadership Summit wysłuchałam wystąpienia Rory’ego Vadena, podczas którego dzielił się kilkoma sposobami na zwiększenie produktywności, zorganizowanymi w tzw. lejek skupienia. Jest on podobny do metody D. Allena GTD, ale zawiera istotny krok, przydatny w procesach decyzyjnych.
Rory Vaden to ekspert doradzający w kwestiach przywództwa. Pomaga w poszerzaniu wpływu, zdobywania u znania i zaufania. Jego testy ukazywały się w Wall Street Journal czy Forbesie. Jest zaliczany do 100 najlepszych mówców w zakresie przywództwa.
Wspomniany w tytule lejek skupienia to – moim zdaniem – przetworzona wersja metody Davida Allena Getting things done. Z jedną, istotną różnicą, na której Rory oparł swoją książkę Zwlekanie się opłaca. Różnica ta na pewno spodoba się… prokastynatorom.
Ale do rzeczy. Vaden wskazuje, że naszym myśleniem o zadaniach powinno rządzić 5 pozwoleń. Są to pozwolenia na:
- eliminację
- automatyzację
- delegowanie
- zwlekanie
- koncentrację.
U podstaw takiego działania leży przekonanie, że nie musimy wszystkiego robić oraz że często warto poczekać z realizacją zadania. Jak więc ten system sprawdza się w praktyce? Kiedy masz nazwane zadanie, zadajesz sobie po kolei pytania.
Ważne pytania
Po pierwsze: Czy mogę bez tego żyć? To pytanie związane z eliminacją. Jest to dość radykalna teza, więc jeszcze jedno pytanie pomocnicze: Czy mogę odmówić? W praktyce twierdząca odpowiedź na te dwa pytania oznacza, że dane zadanie musi być zrobione.
Po drugie: Czy mogę to usystematyzować? Co oznacza automatyzację. Vaden wlicza tutaj nie tylko ucyfrowienie i automatyzację rozumianą jako np. automatyczne przelewy, ale i planowanie, porządkowanie procesu. Być może, część z naszych zadań można rozsądnie zaplanować, na przykład zrobić kilka rzeczy w serii, chociażby zaplanować posty, zaplanować automatyczną publikację, ustawić przypomnienia, zrobić checklisty porządkujące proces. Co może nas wesprzeć, kiedy nie mamy ochoty martwić się o wykonanie zadania, o jego sposób realizacji albo o dbanie o jego jakość.
Po trzecie: Czy może zrobić to ktoś inny? To nic innego jak delegowanie. Czy nasze zadanie to taki rodzaj czynności, który tylko my musimy wykonać? Warto zadać pytanie, dlaczego delegowanie jest po automatyzacji. Być może, w ramach automatyzacji będziemy chcieli zadbać o jakość wykonania jakimś procesem wspierającym i potem zlecić czuwanie nad wykonaniem komuś innemu. Kto powiedział, że to my musimy czuwać nad zaplanowanymi przelewami? Czasem okaże się, że po zautomatyzowaniu zadanie po prostu jest już wykonywane.
Po czwarte: Czy to może poczekać? Czyli zwlekanie. Jest to bardzo ważne pytanie ustalające priorytety i oddzielające zadania ważne i pilne od niepilnych no i nie ważnych. Vaden dodaje, że być może po jakimś czasie okaże się, że zadanie to już nie jest potrzebne. Prokastynatorom sprawy czasem rozwiązują się same.
Po piąte: Co teraz jest najważniejsze? To pytanie wspierające koncentrację na działaniu. Wybierasz zadania mające najwyższy priorytet i je realizujesz. W ten sposób tworzy się lejek skupienia, pozwalający koncentrować się na tym, co teraz powinno być dla nas numerem jeden w działaniu. Wprowadzenie w życie lejka skupienia ma, według Vadena, pomnożyć nasz czas, czyli skierować naszą uwagę na realizację znaczących zadań.
Czy warto stosować lejek skupienia?
Według mnie metoda Vadena to najprostszy sposób na usystematyzowanie i wprowadzenie procesu do radzenia sobie z zadaniami. W zasadzie możemy zastosować tę metodę od razu. Cenna jest też myśl, że nierobienie wszystkiego pomnaża czas. I rzeczywiście, kiedy spojrzymy na lejek skupienia, na samym jego dole będą po prostu przynoszące nam największą wartość zadania. Porównując pulę zadań z góry, z pulą u dołu, widzimy, że będziemy potrzebowali inny okres czasu do ich realizacji. Cenne wydaje się też to, że po prostu niektórych zadań nie opłaca się robić i że niektóre problemy rozwiązują się same. Ostatnia ważna rzecz dotyczy automatyzacji – po prostu warto wiele zadań automatyzować i naszą aktywność ograniczyć do nadzoru tych działań. Słowem, jeśli nie masz jeszcze swojego systemu do zadań (a chcesz mieć :)), to propozycja Rory’ego wydaje się idealna.
Zajrzyj też tutaj:
Rory Vaden, Zwlekanie się opłaca, Warszawa 2016
